Tra cứu tờ khai hải quan là một trong những việc làm hết sức cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp thuộc lĩnh vực logistics, xuất nhập khẩu nào cũng cần phải thực hiện khi thông quan. Để công việc tra cứu được thực hiện nhanh chóng, bạn có thể làm theo hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan đơn giản dưới đây.
Tìm hiểu về tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan (Customs Declaration) chính là loại văn bản mà chủ hàng, chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ các thông tin về lô hàng của mình khi xuất/ nhập khẩu. Có tờ khai này mới đảm bảo mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực xuất/ nhập khẩu hàng hóa mới không bị dừng lại. Những thông tin hàng hóa cần kê khai ở trong tờ khai hải quan gồm: mã số hàng hóa, xuất xứ nguồn hàng, số lượng, đơn giá, trị giá.
Sau khi truyền tờ khai, các đơn vị hải quan sẽ trả về cho chủ hàng kết quả phân luồng, theo đó doanh nghiệp sẽ in tờ khai này đi kèm với bộ chứng từ đã làm thủ tục để thông quan hàng hóa.
Mục đích của việc tra cứu tờ khai hải quan
Nếu như trước đây, việc tra cứu thông tin tờ khai hải quan phải được chờ nguồn hàng về, sau đó mới kiểm tra giấy tờ hoặc chờ thông báo từ đơn vị vận chuyển, thì ngày nay công nghệ thông tin phát triển như vũ bão sẽ giúp doanh nghiệp tra cứu tờ khai hải quan nhanh chóng, chính xác và dễ dàng.
- Mục đích của việc tra cứu tờ khai giúp cho doanh nghiệp có thể đối chiếu, kiểm tra thông tin về tình trạng tờ khai. Chính điều này giúp tránh khỏi sai sót hay khác biệt thông tin ở doanh nghiệp với tờ khai trên hệ thống của hải quan khi thông quan.
- Bên cạnh đó, người gửi hàng cũng có thể xem được lộ trình lô hàng của mình ở đâu, thời gian nhận hàng dự kiến bao lâu, tiết kiệm nhiều thời gian.
- Tra cứu tờ khai có giúp phát hiện kịp thời sai sót và những sai khác để thông báo ngay cho cơ quan hải quan được biết để có phương án điều chỉnh hợp lý nhất.
Hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan nhanh chóng nhất
Ngày nay, quá trình tra cứu tờ khai hải quan được diễn ra nhanh chóng dưới hình thức trực tuyến bằng tờ khai điện tử. Cách tra cứu này đảm bảo nhanh chóng và chính xác nhất. Cách tra cứu rơi vào hai trường hợp như sau:
Hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan đường biển
- Bước 1: Để tra cứu tờ khai hải quan đường biển, doanh nghiệp chỉ cần truy cập đến Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan có đường link: https://www.customs.gov.vn/
- Bước 2: Hệ thống yêu cầu điền các thông tin chính xác vào form bao gồm: mã doanh nghiệp, số tờ khai, số chứng minh
- Bước 3: Khi hoàn tất điền thông tin, hệ thống sẽ gửi về thông tin cho biết lô hàng của bạn hiện đang ở đâu, thời gian đến nơi khi nào và có bao nhiêu kiện hàng
Lưu ý, doanh nghiệp cần tra cứu tờ khai mỗi ngày để nắm rõ thông tin vì đơn hàng có thể thay đổi lộ trình.
Hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan đường hàng không
Để tra cứu mã vận đơn bằng đường hàng không, bạn có thể tra cứu tại trang chỉ của các hãng UPS, Fedex, DHL. Cách thực hiện như sau:
- Bước 1: Truy cập vào hệ thống trang chủ, nhập vào ô nội dung tìm kiếm mã vận đơn của mình, sau đó nhấn enter
- Bước 2: Hệ thống lúc này sẽ trả về kết quả ngay cho đơn hàng gồm các thông tin kiện hàng, hàng đang ở đâu, thời gian dự kiến hàng khi nào đến nơi,…
Một số lưu ý cần thiết khi tra cứu tờ khai hải
Để quá trình tra cứu tờ khai hải quan điện tử được diễn ra chính xác nhất, doanh nghiệp cần quan tâm đến các vấn đề như:
- Cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết như mã doanh nghiệp, số tờ khai, chứng minh thư,…thật chính xác để không gặp sai sót
- Số chứng minh thư mà doanh nghiệp nhập để tra cứu phải là số chứng minh thư đã được đăng ký trước đó với tổng cục thuế (thường là số chứng minh thư của chủ doanh nghiệp)
- Khi phát hiện có bất kỳ sai sót nào trong mã vận đơn cần phải báo ngay cho cơ quan Hải quan gấp để có những biện pháp xử lý kịp thời.
Trên đây là hướng dẫn tra cứu tờ khai hải quan chi tiết nhất để hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt chính xác nhất vận đơn của mình. Mong rằng với những chia sẻ của The One Logistics có thể giúp ích cho bạn.